Financieel management – het maken van goede voornemens

Net als u wellicht ieder jaar op oudejaarsavond luidkeels uw goede voornemens voor het nieuwe jaar aankondigt, kunt u ook goede voornemens op het gebied van financieel management maken. Sterker nog, het zal u zeker geen windeieren leggen!

Maar hoe stelt u goede voornemens met betrekking tot financieel management op? Het is eenvoudig om een reeks goede voornemens op persoonlijk vlak, zoals vaker sporten of stoppen met roken, samen te stellen.

Hieronder vindt u een aantal suggesties voor een aantal goede voornemens op zakelijk gebied.

#1: Neem geen risico als het niet nodig is

De eerste stap om late of wanbetalers te voorkomen, is door simpelweg het risico op onbetrouwbare klanten te verkleinen. U kunt inzicht krijgen in de betaalgeschiedenis van een klant door bijvoorbeeld kredietrapporten op te vragen.

#2: Houd uw klanten goed in het oog

Een andere manier om late betalingen in te perken, of u zich in ieder geval erop voor te bereiden, is door uw vaste klanten in de gaten te houden. Wanneer één van uw klanten in de problemen komt, kunt u op tijd ingrijpen voordat u voorkomt dat u straks meerdere rekeningen niet betaald krijgt.

#3: Controleer uw algemene voorwaarden

Zeker met het huidige economische klimaat, zoeken bedrijven naar redenen om het betalen van facturen uit te stellen. Daarom is het belangrijk om uw algemene voorwaarden te controleren om te zien of deze niet dubbelzinnig zijn. Zorg ervoor dat de betalingsverwachtingen duidelijk gecommuniceerd worden om onnodige vertraging te voorkomen.

#4: Ga na of uw klanten zich aan de betalingsverwachtingen voldoen

Het zetten van een betalingstermijn is één ding, maar het is belangrijk dat u ook na gaat of uw klanten zich aan het termijn houden. Als uw klanten doorhebben dat u niet controleert of zij op tijd betalen, zullen ze uw facturen al sneller aan de kant leggen. Dit heeft weer negatieve gevolgen voor de gezondheid van uw eigen financiën.

#5: Schakel bij late betalers altijd een incassobureau in

Maak niet de fout om na te laten een incassobureau in te schakelen voor late betalers. Wellicht wilt u een goede klant niet tegen het verkeerde been schoppen. Maar het is natuurlijk zo dat u recht heeft op uw geld. En het inschakelen van een incassobureau is dan ook geoorloofd. Op deze manier laat u zien waar uw grenzen liggen en dat u wel degelijk rekening houdt of de facturen wel betaald worden.

Zelf boekhouden voor ZZP – Steeds meer ZZP’ers doen er aan mee!

Vroeger werd de boekhouding automatisch uitbesteed aan een professioneel boekhouder. Het bijhouden van de boekhouding was immers, in de tijd van mappen en archiefkasten, een dagtaak op zich. Zelf boekhouden voor ZZP, als er überhaupt destijds al ZZP’ers bestonden, was uit den boze!

Dankzij de vooruitgang op het gebied van computers en het internet, is het verwerken van facturen minder arbeidsintensief geworden. En alhoewel er nog steeds degelijke kennis van boekhouding nodig is om deze taak uit te voeren, neemt het aantal ZZP’ers dat de boekhouding zelf doet gestaag toe.

zelf voortaan administreren

Zelf boekhouden voor ZZP steeds populairder

Uit een recent onderzoek van ZZP Barometer omtrent het bijhouden van de administratie als ZZP’er, komt naar voren dat steeds meer ZZP’ers voor kiezen om zelf hun boekhouding te doen. Hier zijn verschillende argumenten voor te vinden.

Allereerst is voor de administratie voor een ZZP’er vele malen minder gecompliceerd dan dat van een grote onderneming of zelfs het MKB. Met een degelijke cursus en een portie gezond verstand kan de ZZP’er dus zijn of haar boekhouding zonder problemen bij kunnen houden.

Een tweede argument is dat de opkomst van online boekhoudprogramma’s. Alhoewel het merendeel nog het oude vertrouwde Exact gebruikt, welke overigens relatief prijzig en gecompliceerd is, neemt het aandeel van online boekhoudsoftware toe.

De resultaten van het onderzoek van ZZP Barometer toonde aan dat van de ZZP’ers die zelf hun boekhouding doen:

- 48% nog gebruik maken van Exact

- 31% kiest voor een ander lokaal boekhoudprogramma

- 21% is overgestapt naar online boekhouden

Zelf boekhouden voor ZZP makkelijker met online software

De aanwezigheid van online software voor de boekhouding maakt de stap om zelf de boekhouding bij te houden als ZZP’er weer een stukje kleiner. Vaak bieden deze programma’s de mogelijkheid op het afsluiten van een maandelijks abonnement aan. Voor niet meer dan een tientje per maand kun je al gebruik maken van deze diensten. Dit in tegenstelling tot traditionele software waarbij de instapprijs vanaf een paar honderd euro van start gaat.

Daarnaast zijn de online boekhoudprogramma’s eenvoudiger te gebruiken dan een pakket als Exact. Zeker voor ZZP’ers, welke over het algemeen geen officieel boekhoud diploma op zak hebben, neemt de optie om online te boekhouding te doen, een belangrijke hindernis weg.

Aan de hand van deze observaties, is het dus een verrassing dat nog niet meer ZZP’ers zijn overgestapt naar deze mogelijkheid. En zodra meer ZZP’ers doorkrijgen dat voor het bijhouden van de boekhouding Exact niet een absolute vereiste is, zullen waarschijnlijk meer volgen.

Eenvoudige boekhoudprogramma’s vindt u tegenwoordig online

Eenvoudige boekhoudprogramma’s vindt u vandaag de dag online. De digitale wereld ontwikkelt zich momenteel in een sneltreinvaart. Met de komst van smartphones, tablets en de cloud verandert de manier waarop wij software gebruiken. Softwareontwikkelaars passen hun software hier weer op aan. Het is dus geen verrassing dat boekhoudprogramma’s ook met de trend meegaan.

Als u op zoek bent naar eenvoudige boekhoudprogramma’s, dan is het wellicht een idee uw boekhouding online te onderhouden. Een online boekhouding heeft, met name voor ZZP’ers, startende ondernemers en kleine zelfstandigen, veel voordelen.

Hieronder treft u een lijstje met de belangrijkste voordelen voor het gebruik van eenvoudige boekhoudprogramma’s online:

- Digitaal factureren is snel en gemakkelijk

- Eenvoudig te koppelen met andere programma’s en instanties

- Niet afhankelijk van een bepaald systeem en overal in te zien

- Vaak op basis van maandelijks abonnement

- Automatische back-ups

- Mogelijkheid tot delen van boekhouding

U ziet dus dat de voordelen voor online boekhouden niet gering zijn. Ik zal deze voordelen kort uiteenzetten.

#1: Digitaal factureren is snel en gemakkelijk

Als u digitaal factureert, maakt u geen gebruik van briefpost. U heeft dus geen enveloppen en postzegels nodig en u bent niet afhankelijk van de post. Het aanmaken en versturen van een nieuwe factuur is, ongeacht het tijdstip, binnen enkele minuten klaar.

#2: Eenvoudig te koppelen met andere programma’s en instanties

Wanneer een boekhoudprogramma online in de cloud staat, is het vele malen eenvoudiger voor de ontwikkelaar om een koppelingen met andere platformen of instanties mogelijk te maken. Denk hierbij aan een koppelen met de Kamer van Koophandel of met PayPal.

#3: Niet afhankelijk van een bepaald systeem en overal in te zien

Voor een online boekhoudprogramma is enkel uw browser van belang, en niet uw besturingssysteem. Aangezien de standaard browsers zonder problemen met deze webapplicaties om kunnen gaan, kunt u op elk gewenst moment uw boeken inzien.

#4: Vaak op basis van maandelijks abonnement

Professionele boekhoudsoftware is prijzig. Gelukkig bieden veel van de online aanbieders maandabonnementen aan. U betaalt in dat geval slechts een vast maandelijks bedrag. Zeker voor startende ondernemers is deze optie zeer aangenaam.

#5: Automatische back-ups en updates

Eén van de grootste gevaren voor de boekhouding is een computer crash of een brand. Daarom is het belangrijk om regelmatig back-ups te maken. Als u gebruik maakt van een online boekhoudprogramma, kunt instellen dat dit automatisch gebeurd. Bovendien worden online boekhoudprogramma’s automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie.

#6 – Mogelijkheid tot delen van boekhouding

Tot slot is het met een online boekhoudprogramma vaak erg eenvoudig om uw boekhouding of een deel daarvan te delen met anderen, zoals uw accountant.

Accounting Online Bijhouden

Boekhouden in Excel – wat zijn de voordelen?

Boekhouden is met name voor ZZP’ers en startende ondernemers een struikelblok. Het inschakelen van een boekhouder is vaak een kostenpost die de groei van de onderneming belet. Aan de andere kant hebben veel starters weinig kennis over boekhouden.

Het resultaat? Starters schakelen alsnog een boekhouder in waardoor zij op jaarbasis een paar duizend euro extra kwijt zijn, of investeren in een ingewikkeld boekhoudprogramma. En dat terwijl op iedere werkcomputer al een gratis boekhoudprogramma geïnstalleerd staat, namelijk Microsoft Excel.

Waarom is boekhouden in Excel voor starters een goed idee?

De mogelijkheid van Microsoft Excel om als boekhoudprogramma te dienen, wordt vaak over het hoofd gezien. Voor grotere bedrijven welke een groot aantal facturen per maand verwerken, is Microsoft Excel wellicht niet de beste optie. Voor kleinere ondernemers zoals ZZP’ers, eenmanszaken en het MKB, heeft het programma genoeg te bieden.

Boekhouden in Excel biedt voor beginnende en kleine ondernemers de volgende voordelen:

- Vereist geen andere programma’s

- U betaalt enkel de Microsoft Office licentie

- Bespaar tijd met sjablonen

- Zelfstandig boekhouden

- Makkelijke leercurve

- Niet gebonden aan bepaald platform

Hieronder vindt u een korte omschrijving van alle voordelen van boekhouden in Excel

#1 – U heeft enkel Microsoft Office nodig

Excel is juist erg geschikt voor kleine bedrijven omdat het een op zichzelf staand programma is. Vanwege haar aard, Excel is immers een spreadsheetprogramma, kunt u zelf bepalen hoe u deze wilt gebruiken. Het is gebleken dat Excel prima fungeert als boekhoudprogramma voor startende ondernemers.

#2 – Boekhouden met Excel is kosteneffectief

U heeft enkel een licentie nodig voor Microsoft Office voor iedere computer die u zakelijk gebruikt. Als ondernemer heeft u deze licentie waarschijnlijk al, dus in principe betaalt u niets extra wanneer u besluit op deze manier uw boekhouding bij te houden.

#3 – Ruime hoeveelheid sjablonen beschikbaar

Niet helemaal zeker waar u moet beginnen? Het internet staat vol met sjablonen die als een leidraad kunnen dienen voor uw spreadsheets.

#4 – U kunt uw boekhouding geheel zelf doen

Eén van de voordelen is dat u op deze manier geen boekhouder hoeft in te schakelen. U kunt het helemaal zelf doen. Voor de zekerheid kunt u natuurlijk uw boekhouding na laten trekken.

#5 – Eenvoudig te leren met verbluffende resultaten

Naarmate u Excel beter onder de knie krijgt, zult u merken dat u steeds meer van uw boekhouding via Excel kunt laten verlopen.

#6 – Niet gebonden aan één bepaald platform

Tegenwoordig is Microsoft Excel beschikbaar voor verschillende platformen. Dat betekent dat u deze manier van boekhouden ook kunt gebruiken als u geen Windows op uw werkcomputer draait.

Zelf boekhouden voor ZZP

Begin je je eigen zaak waarin je zelfstandig gaat werken zonder personeel? Dan is één van de vragen die je jezelf waarschijnlijk gesteld hebt bij de voorbereidingen: “Hoe ga ik m’n boekhouding eigenlijk bijhouden?” En hoewel dat waarschijnlijk slechts één van de vele vragen en obstakels is waar je mee geconfronteerd werd, het starten van een eigen zaak vergt immers veel administratie, plannen en rekenen, is het wel een belangrijke. Want het succes van je zaak zal voor een stuk afhangen van het bijhouden van een goede boekhouding.

Essentieel voor het welslagen van je project

Inderdaad, een goede boekhouding bijhouden is niet alleen een wettelijke vereiste om in regel te zijn met de belastingwetgeving, het is ook een goede basis om een gezond budget op te kunnen stellen, een financieel meerjarenplan te kunnen maken en om goed gefundeerde aan- en verkoopbeslissingen te kunnen nemen.

Als je geen goed overzicht hebt van je vaste en variabele kosten, van je winstgevendheid of van de te verwachten investeringen, uitgaven en inkomsten dan is het heel moeilijk om een zaak goed te beheren. Daarom is het op zich niet noodzakelijk een negatief gegeven als je ervoor kiest (of er om financiële redenen toe verplicht bent) om zelf je boekhouding te gaan bijhouden als ZZP’er.

Niet altijd leuk maar ook niet noodzakelijk moeilijk

Maar je zal er, zeker als je geen of slechts een beperkte achtergrond hebt in boekhouden, waarschijnlijk wel een beetje tegen opzien om eraan te beginnen. ‘Boekhouden’, is dat immers niet iets heel saai en ingewikkeld? Leuk is het inderdaad niet, al die administratie, alle systemen die je moet opzetten om te zorgen dat je een boekhouding hebt die nauwgezet alle inkomsten en uitgaven bijhoudt en die zich aan alle wettelijke regelgeving houdt.

Maar alle begin is moeilijk en je zal merken dat je eens je jezelf erin gaat verdiepen en een aantal jaren zelf aan het boekhouden geweest bent het allemaal veel vertrouwder en vlotter zal aanvoelen. Bovendien zal je het gevoel krijgen dat je echt een goed overzicht hebt van hoe je zaak eraan toe is, waar opportuniteiten en mogelijke hindernissen liggen enzovoort. Op die manier krijg je ook een veel meer zelfverzekerd gevoel over je zaak dan als je de boekhouding uitbesteed hebt en nooit de moeite genomen hebt om je erin te verdiepen.

Leve de nieuwe software!

Bovendien is het dankzij de informaticarevolutie van de laatste 30 jaar een heel pak eenvoudiger geworden om dankzij gebruiksvriendelijke programma’s zelf je boekhouding bij te houden volgens de regels van de kunst. Het juiste softwarepakket kiezen is dan wel essentieel en je zal er nog altijd je verstand moeten bijhouden en jezelf eventueel wat bijscholen over boekhoudregels maar het is tegenwoordig echt heel goed mogelijk om als ZZP’er zelf je boekhouding bij te houden. En dat betekent ook nog eens een mooie besparing tegenover het inhuren van een externe expert!